Assessmenttool handleiding

De Assessmenttool is een online platform waarin gebruikers het gehele BREEAM-NL certificeringsproces kunnen doorlopen. Hierin worden de gebouwdossiers voor BREEAM-NL projecten samengesteld. In de Assessmenttool worden de duurzame prestaties van een project vastgelegd door middel van bewijsmateriaal en daar bijhorende verantwoording. Nadat het gebouwdossier compleet is, wordt het gecontroleerd door een BREEAM-NL Assessor, waarna DGBC het gebouwdossier ook steekproefsgewijs controleert op kwaliteit: de Quality Assurance.

De Assessmenttool is gratis om te gebruiken en iedereen kan een account aanmaken.

Er zijn verschillende ‘Toolboxen’ voor de BREEAM-NL Schema’s: Nieuwbouw (en Renovatie), In-Use en Gebied. Je kunt navigeren via het uitklap menu “Kies tool” of via de homepagina zoals hieronder weergegeven. 

De Toolbox voor Sloop is nog wel in de Assessmenttool beschikbaar, maar er kan niet meer met dit schema gecertificeerd worden. 

Iedereen kan vrijblijvend een account aanmaken door op de homepagina van de Assessmenttool te klikken op "Registreren" op de homepagina. Met jouw Assessmenttool account kun je gebruik maken van alle Toolboxen waarvoor je je hebt aangemeld. 

Vul bij je registratie alle gegevens zo volledig mogelijk in. Vul het e-mailadres in van de organisatie waar je werkt, zodat de registratie gelinkt kan worden aan jouw organisatie. Als jouw organisatie niet in de lijst met organisaties voorkomt, kun je deze toevoegen via de optie "nieuwe organisatie, vul hieronder in". 

Je kiest zelf een gebruikersnaam en wachtwoord. Mocht de gebruikersnaam of het e-mailadres bezet zijn, dan geeft het systeem een foutmelding. Je moet dan een andere gebruikersnaam kiezen. 

Nadat je je hebt geregistreerd stuurt het systeem een verificatie mail naar het door jou opgegeven e-mailadres. Je moet jouw e-mailadres verifiëren voordat DGBC jouw aanvraag kan goedkeuren. Na goedkeuring van jouw registratie door DGBC ontvang je een bevestigingsmail. 

Er gelden gebruiksvoorwaarden voor de Assessmenttool. Deze dient je te lezen en voor akkoord af te vinken om te kunnen registreren en gebruikt te maken van de Assessmenttool.

Als je jouw inloggegevens of wachtwoord vergeten bent dan kun je op het inlogscherm van de optie "Wachtwoord kwijt" gebruik maken. Het systeem vraagt om jouw gebruikersnaam of e-mailadres waarmee je je geregistreerd hebt. Klik op “Wachtwoordmail sturen” om een nieuw wachtwoord te versturen naar het door jouw geregistreerde e-mailadres. Het wordt aangeraden om na het inloggen meteen een nieuw wachtwoord in te stellen door te klikken op “Mijn gegevens”.

Voor het uploaden van bestanden is er een limiet ingesteld. Deze limiet bedraagt 50MB per bestand en upload-actie. Het is niet de bedoeling dat de Assessmenttool gebruikt wordt als bestandsserver voor jouw project, maar dient alleen voor bewijslast ten behoeve van het goed kunnen uitvoeren van assessments. 

Pdf-bestanden zijn vaak nog te verkleinen door de afbeeldingen in het bestand niet op 300dpi, maar op 94dpi op te slaan in het document. Dit doe je door de .pdf openen, te kiezen voor “opslaan als” en het met een lagere kwaliteit op te slaan. 

De BREEAM-NL Expert geeft advies over het certificeren met BREEAM-NL en begeleidt een projectteam bij het certificeringstraject. De BREEAM-NL Expert zorgt ervoor dat het bewijsmateriaal over de duurzaamheidsprestaties van een project wordt verzameld en opgeslagen in de Assessmenttool. Ook draagt deze zorg voor een correcte verantwoording van de duurzaamheidscriteria. Je kunt zelf BREEAM-NL Expert worden voor jouw project of een externe BREEAM-NL Expert inschakelen.

De BREEAM-NL Expert die deze titel draagt heeft één of meerdere Experttrainingen gevolgd bij DGBC. Iedereen die zich aanmeldt als Assessmenttoolgebruiker, heeft de dezelfde bewerkingsrechten op Assessments die gekoppeld zijn aan de organisatie waar de Assessmenttoolgebruiker werkzaam is.

Iedereen die een account aanmaakt krijgt automatisch de rechten van een Expert, hiervoor hoeft de gebruiker niet daadwerkelijk BREEAM-NL Expert te zijn. Het is voor certificeren niet verplicht een erkend BREEAM-NL Expert in te schakelen. 

Per schema is er een aparte term waarmee een gebouw of gebied wordt aangeduid. Voor Nieuwbouw en Renovatie is dit een 'Project', voor In-Use is dit een 'Asset' en voor Gebied is dit 'Gebied'. In deze handleiding wordt voor de leesbaarheid overwegend de term 'Project' gebruikt. Tenzij anders aangegeven kun je dus voor 'Project' ook 'Asset' of 'Gebied' lezen.

In de Project-, Asset- of Gebiedsgegevens leg je de afbakening van het project wat gecertificeerd wordt vast. Onder een Project, Asset of Gebied hangen één of meerdere Assessments.

In een Assessment bouw je het gehele dossier van verantwoordingen en validaties met bewijslast van een certificeringstraject op.

Formele definitie: Het proces waarmee een geregistreerd Assessor de duurzaamheidsprestaties van een Project beoordeelt op basis van de desbetreffende BREEAM-NL Schemadocumenten. Een assessmentproces start formeel op het moment van registratie van het Project in Assessmenttool van DGBC en eindigt na akkoord op de steekproefsgewijze controle door DGBC van het Assessmentrapport van de Assessor. 

De Quickscan voor Nieuwbouw en Gebied is te vinden in de Assessmenttool. Je kiest daarvoor op de homepagina van de Toolbox voor “Start nieuwe Quickscan”. Hier vul je de naam het project in en geef je aan met welk schema (richtlijn) je de Quickscan wilt uitvoeren. Daarna selecteer je de eigenschappen en minimaal één functie van het gebouw. Om te starten met de Quickscan klik je op de knop “Aanmaken”.

Na het aanmaken van een Quickscan zie je een overzichtpagina met de score per categorie. Door op een categorie te klikken ga je naar de vragen gerelateerd aan de verschillende BREEAM-NL credits. Nadat je de vragen hebt beantwoord verschijnen de resultaten in het categorie-overzicht. Door op “bewerk projectdetails” te klikken, kun je de naam van het project aanpassen.

Na elk antwoord dat je invult wordt de score automatisch ge-update. Dit wordt weergegeven in de grafiek onderaan de pagina. Hierdoor zie je het effect dat elke credit heeft op de betreffende categorie. Wanneer je alle credits van de categorie hebt ingevuld selecteer je de optie “Volgende categorie” om verder te gaan met de Quickscan.

Met de optie “Quickscan rapportage (PDF)” wordt er een rapportage gegenereerd van de Quickscan in pdf-formaat.

Dit kan bij de Quickscan in de Assessmenttool. Dit kan door, nadat je de Quickscan hebt ingevuld, te klikken te klikken op de knop “Genereer assessment”. Daarna kun je verder met het invullen van een volledig assessment. Kijk hiervoor bij het onderdeel Hoe maak ik een project (Nieuwbouw & Renovatie, Gebied) asset (In-Use) aan?

Als je een Quickscan wil uitvoeren voor een bestaand gebouw, kan dit niet in de Assessmenttool maar in een externe tool via: https://www.breeamquickscan.nl/. Meer informatie over die Quickscan vind je in de tool zelf. 

In de Quickscan voor een In-Use project kan je jouw gebouw opzoeken en selecteren op de kaart. Vanuit daar worden er enkele vragen gesteld over het gebouw waarop je een antwoord moet geven. Deze vragen behoren tot de categorieën die in de richtlijn staan. 

Met het beantwoorden van de vragen wordt er een score gegenereerd als basis voor het assessment. Let op, deze score is niet volledig representatief voor de score die op een echt assessment te zien zal zijn. Dit komt omdat in het assessment andere voorwaardelijkheden verwerkt zijn die invloed zullen hebben op de score en de puntenverdeling. 

Voordat je een assessment aanmaakt, moet eerst een Project, Gebied of Asset toegevoegd worden. 

In het scherm dat je daarna te zien krijgt vul je alle gegevens over gebouw of gebied in. Gegevens met een * zijn verplichte velden. Ook selecteer je de gebruiksfuncties die op het project van toepassing zijn. Per gebruiksfunctie vul je het Bruto Vloer Oppervlak (BVO) in. Dit moet ingevuld worden zonder decimalen.

In de In-Use Toolbox kun je de adresgegevens ook direct ophalen uit BAG-register

Nadat een Project, Asset of Gebied is aangemaakt, kan er een Assessment aangemaakt worden. Je kiest op de projectpagina onderaan voor de optie “Voeg een nieuw assessment toe” en er wordt een nieuw assessment aan het project gekoppeld.

In het assessmentoverzicht zie je direct of jouw assessment is geregistreerd of niet. Bovenaan in het overzicht zie je de tekst “Dit assessment is nog niet geregistreerd” of het registratienummer met de registratiedatum. 

Onderaan het overzicht bevindt zich de knop “Assessment registreren”, als je hier op klikt kan je het assessment bij DGBC laten registreren.  

Zorg ervoor dat alle gegevens in het scherm op de volgende pagina zo volledig mogelijk zijn ingevuld, dit zorgt voor een zo goed mogelijke registratie bij de DGBC en afhandeling van de facturatie. Als je gaat registreren zal het systeem je nog enkele projectgegevens ter controle tonen. Op deze manier weet je zeker dat je voor het juiste project een registratie uitvoert. In het formulier wordt ook jouw toekomstige registratienummer al getoond. 

Je bevestigt de registratie door op de knop "Registreer dit project bij de DGBC" te klikken. 

Let op: het moment van registratie bepaalt de voor dit assessment geldige Beoordelingsrichtlijn! Je kunt geen assessment registreren tegen een versie die niet meer geldig is. Heb je een pre-assessment met een ouder schema dan moet je eerst het Assessment kopiëren naar het huidige schema. 

Na het versturen van het registratieformulier kom je terug op de overzichtspagina van het assessment. Je ziet direct dat er een melding is gestuurd naar jezelf en DGBC. De status van het assessment is aangepast en het registratienummer is nu zichtbaar. Jouw assessment is nu definitief geregistreerd. 

Voor het factuuradres vul je het factuuradres in waar de factuur van de registratie heen moet. Je kunt eventueel een opdrachtnummer hieraan toe voegen. 

Voor het koppelen van een Assessor aan jouw assessment ter controle van de ingevulde vragen wijzig je het assessment. Je doet dit door te navigeren naar de assetpagina waar, onder de assetgegevens, de lijst met gekoppelde assessments getoond wordt. 

Je wijzigt het assessment door op het wijzigpictogram te klikken van het juiste assessment. In het scherm dat je dan ziet kan je een gecertificeerde Assessor kiezen voor uw assessment. Enkel Assessoren zijn te zien die de opleiding voor Assessor met goed gevolg hebben afgerond, die een account voor de assessmenttool hebben aangemaakt en die een formele licentieovereenkomst met DGBC hebben. Indien je niet de Assessor in de lijst ziet staan, dien je contact op te nemen met jouw Assessor. 

Om gebruikers van een andere organisatie toegang te geven tot een asset/project en de gekoppelde assessments is het mogelijk om experts te koppelen aan de asset of het project. Op deze manier kan de gekoppelde expert, als degene is ingelogd in de Assessmenttool, het asset vinden, bewerken en registreren. Experts die in de tool inloggen kunnen in ieder geval bij alle assets van de eigen organisatie.  

Door op de knop ‘toevoegen’ achter de naam van de expert te klikken wordt de expert toegevoegd aan de lijst met gekoppelde experts. Je kunt een gekoppelde expert weer van de lijst verwijderen door op de knop ‘Expert ontkoppelen’  te klikken.  

Door te klikken op een credit criterium wordt deze ‘geopend’. De criteriumtekst en onderliggende eisen worden nu zichtbaar en je kunt deze invullen. 

Je ziet in het scherm veel onderdelen, deze worden nu kort toegelicht. Allereerst de credittitel, de maximaal te behalen score en het creditdoel. Deze elementen worden altijd weergegeven. Bij In-Use beantwoord je de vragen per credit en schrijft de Expert daarbij een verantwoording. 

Bij Nieuwbouw en Gebied vul je de verantwoording in per criterium. Ook vink je per criterium (en/of gebruiksfunctie) aan of het voldoet. Het klikken op een criterium opent het criterium en maakt deze zichtbaar, zodat het criterium ingevuld kan worden. 

Voor de eerste eis van het eerste criterium kan nu aangegeven of het gebied voldoet indien de eisen behaald worden. Ter ondersteuning van de geleverde bewijsvoering moet een verantwoording ingevuld worden. U vult zo alle criteria met alle eisen in en verdient hiermee creditpunten voor het project. 

Per credit kun je ook een vorige versie van een credit vergelijken met de huidige, een externe expert raadplegen, bewijslast uploaden en bewijslast downloaden.

Verder kan er ook gekeken worden naar extra informatie over de credit, zoals definities en aanvullende eisen of referenties. Deze onderdelen staan standaard dichtgeklapt om de leesbaarheid van de credit te bevorderen. 

Je moet de credit altijd tussentijds opslaan met de knop “Opslaan”. De knop “Volgende credit” brengt je naar de volgende credit uit de creditlijst en slaat de huidige, geopende, credit op. De navigatieknoppen ‘volgende credit’ en ‘vorige credit’ staan voor het gemak ook boven de credit, zodat je niet naar beneden hoeft te scrollen bij lange credits. 

Door te klikken op de grijze knop met het personen figuur erop is het mogelijk om een externe expert te raadplegen. Als je met de cursor boven deze knop hangt zul je “Nodig iemand uit om vraag te bekijken” kunnen lezen. Door op de knop te klikken kom je bij het volgende scherm waar je iemand kan uitnodigen. 

Door een e-mailadres in te vullen en op “uitnodigen” te klikken wordt er een uitnodigingse-mail gestuurd naar de persoon met daarin een link naar de credit. De externe expert kan dan alleen deze credit invullen en verder niets van het project of assessment zien of bewerken. Wel kan deze externe expert alle bewijsstukken zien. Let er dus op dat als er bedrijfsgevoelige informatie bij de bewijsstukken zit, je de tijdelijke expert hiermee vertrouwt. Je kunt later de externe expert ook weer ontkoppelen van de credit door in hetzelfde scherm de persoon te ontkoppelen. 

Als je een Expert toegang wil geven tot het hele assessment kijk dan bij Hoe wijs ik een Expert toe aan mijn Assessment?

Je kunt bij elke credit bewijslast toevoegen door op de knop “Bewijs toevoegen of bekijken” te klikken. Op het scherm dat je hierna zal zien klik je op “Bladeren…” en er verschijnt vervolgens een pop-up scherm. Door op de knop “upload”  te drukken kan je de gewenste documenten selecteren en uploaden (50MB limiet). Wanneer het uploaden is voltooid wordt het bestand aan de credit toegevoegd. Het wordt aanbevolen de bestanden in de juiste categorie map toe te voegen. Met de knop “Instellingen” kan je de bestanden sorteren. 

Je koppelt het bestand aan de credit door de gewenste bestanden te selecteren en vervolgens op “Selecteer” te klikken. Als je de Ctrl-toets (Windows) of de command ⌘-toets (Apple) ingedrukt houdt tijdens het selecteren, kan je meerdere bestanden tegelijk koppelen aan de credit. 

Zorg dat de bewijsstukken een duidelijke en beschrijvende titel hebben. De reeds gekoppelde bestanden worden weergegeven in de tabel “Bewijsstukken voor deze Credit”. 

Je verwijdert een bestand definitief door op de knop voor “verwijderen” te klikken achter een bestand.  Om het bestand compleet uit het assessment te verwijderen open je het pop-up scherm en selecteer je de optie “Verwijderen” door met de rechtermuisknop op het bestand te klikken. Dit is alleen mogelijk wanneer het bestand aan geen enkele credit gekoppeld is. Naast de knop “Verwijderen” zit ook de knop voor “inzien”. Hiermee download je de aangeleverde bewijslasten. Tot slot kun je met de knop “gekoppelde credits” zien voor welke credits de bewijslast nog meer is gebruikt. Ook kun je hier de bewijslast vervangen. 

Bij het uploaden van de bewijslast moet hier ook de juiste verantwoording bij te zetten, dit kan gedaan worden in de tekstblokken die vermeld staan onder ieder criterium/vraag van de credits. Door te navigeren naar de gewilde credit, te klikken op de criteria waarbij bewijslast is geupload en waar nu verantwoording nodig is, kan het verantwoording’s vak gevonden worden.  

De Assessmenttool biedt de mogelijkheid om rapportages af te drukken. Je komt bij het scherm om rapportages af te drukken via het assessmentoverzicht. Op deze pagina staat de knop “Rapportages genereren”. 

Als Expert is er de mogelijkheid om een expertrapport te genereren. Zodra je kiest voor “Rapportages generen” kun je als Expert uit de volgende opties kiezen: 

• Introductie afdrukken 

• Projectinformatie afdrukken

• Creditverantwoordingen afdrukken 

• Daarnaast is er de mogelijkheid om als Expert een begeleidende tekst toe te voegen aan het rapport  

De totale score wordt continu berekend. Er worden verschillende scores weergegeven, let hierbij op het verschil tussen het pre-assessmentresultaat en uiteindelijke resultaat. Het pre-assessmentresultaat is de score van alle ingevulde credits door de Expert bij elkaar opgeteld, het uiteindelijke resultaat is de score van alle goedgekeurde credits door de Assessor bij elkaar opgeteld. Deze zal dus altijd lager of gelijk zijn aan de pre-assessmentscore en dit is ook de score die op het certificaat komt. Ook de uiteindelijke kwalificatie wordt weergegeven. Bij het berekenen van de kwalificatie wordt ook rekening gehouden met verplichte credits voor een kwalificatie. De categoriescore is het aantal behaalde punten van de categorie ten opzichte van het maximaal te behalen aantal punten in deze categorie. 

Je hebt de mogelijkheid om te zien hoe de eindscore is opgebouwd. Je komt in het overzicht via het assessmentoverzicht. De optie ‘details’ achter beide scores sturen je naar het score-overzicht. 

Je kunt er in het score-overzicht voor kiezen om de pre-assessmentscore te laten zien of de uiteindelijke score. Hier kom je door achter Pre-assessmentscore op ‘details’ rechtsboven op ‘Pre-assessment te klikken. Hieronder is de pre-assessmentscore weergegeven. De score kun je steeds per element uitklappen tot je op het niveau van de eisen bent. 

In dit overzicht zie je waar de punten van jouw score hebt verdiend. Als je bijvoorbeeld de credit MAN 1 opent zie je direct dat je 2 van de 2 punten hebt behaald. Wil je weten hoe je aan deze twee punten bent gekomen dan kun je elk criterium openklappen en zien welke eisen ertoe bij hebben gedragen om tot de punten van het criterium te komen. 

Als het assessment is afgerond door de Expert, de vragen zijn beantwoord, de verantwoordingen zijn geschreven en de bewijslast is toegevoegd, kan de Expert het assessment aanbieden bij de Assessor. Hier bestaat geen specifieke functionaliteit voor, dit wordt afgestemd tussen de Expert en de Assessor. Let wel, het assessment moet geregistreerd zijn voordat het kan worden aangeboden bij de Assessor ter validatie.  

Bij het hercertificeren van een In-Use project, kan het project een geldige BREEAM-NL certificeringsstatus behouden. De duurzaamheidsprestatie van het gebouw kan op deze manier continue worden beoordeeld en de score wordt gereflecteerd op een nieuw certificaat. Tijdens de hercertificering zal het project opnieuw moeten worden beoordeeld om eventuele aanpassingen of veranderingen terug te laten komen in het assessment. 

De opdrachtgever, of een Expert namens de opdrachtgever, maakt een nieuwe versie aan van het Assessment. Dit kan eenvoudig door het Assessment te kopiëren in de Assessmenttool. Selecteer het toepasselijke schema waarmee de hercertificering zal worden gedaan, dit kan eenmalig tegen dezelfde versie als waarmee het meest recente certificaat is behaald. Hierna zal de hercertificering voltrokken moeten worden met de vigerende richtlijn. 

Dan moet het Assessment worden geregistreerd bij de DGBC, het Assessment krijgt als gevolg een nieuw registratienummer. Bewijslast zal bewaard blijven en kan opnieuw door de Expert worden gekoppeld aan de relevante credits. Vanaf hier zal het certificeringsproces op dezelfde manier verlopen conform het normale certificeringsproces en de certificeringskosten. De Expert en/of de opdrachtgever moeten opnieuw de credits doorlopen en de wijzigingen in het gebouw verwerken in de antwoorden. 

In het geval dat het Assessment tijdens de QA is afgekeurd komt dit omdat bijvoorbeeld een credit niet goed genoeg is verantwoord, er bewijslast ontbreekt of administratieve informatie afwezig is. Het Assessment krijgt in dit geval een RED en dit dient door het projectteam verholpen te worden voordat een certificaat kan worden vrijgegeven. Het projectteam heeft drie weken de tijd om het Assessment waar nodig aan te passen, op basis van de feedback van de QA. Door een nieuwe versie van het Assessment aan te maken kan het Assessment worden aangevuld met de benodigde informatie, deze kan dan opnieuw door de Assessor worden gevalideerd en voor herindiening worden aangeboden bij de QA. 

Als het Assessment is goedgekeurd tijdens de QA kan, als de factuur voor de certificeringskosten is betaald, het certificaat worden vrijgegeven door DGBC. Dit wordt intern door DGBC gedaan in de Assessment Tool. Zodra het certificaat is gegenereerd krijgt de Assessor hier melding van, het is dan aan de Assessor om het certificaat te overhandigen aan de projecteigenaar. 

Als alle ingevulde credits zijn gevalideerd, de projectinformatie compleet is bevonden en alle gegevens juist zijn ingevuld kan de Assessor de validatie van het Assessment afronden. De Assessor genereerd dan het Assessorrapport (klik hiervoor op de knop "Rapportages genereren" en selecteer "Assessor Rapportage"), hierin worden alle gevalideerde credits, projectgegevens en bewijslastdocumenten verzameld. Vervolgens kan het Assessment voor de QA worden ingediend met de knop "Assessment indienen". Het Assessment komt dan in de wachtrij voor de QA, ook de Assessor rapportage wordt automatisch meegestuurd. 

DGBC heeft tot 15 werkdagen de tijd om een QA controle uit te voeren. Deze periode gaat opnieuw indien bij een herindiening als een Assessment is afgekeurd. Voor portfolio's (In-Use) is deze termijn 4-6 weken, tenzij hierover met DGBC specifieke afspraken zijn gemaakt. 

Als je als Assessor gekoppeld bent aan een Assessment dan zal het Assessment in je lijst verschijnen wanneer je inlogt op de Assessmenttool. Door het Assessment te selecteren kom je bij het Assessment overzicht met daarin de credits, verantwoordingen en het bewijslast. Deze elementen zijn door de Expert ingevuld en kunnen als Assessor niet worden aangepast, het is daarentegen wel zichtbaar om door te lezen.

Per credit kan een Validatie worden toegevoegd, welke geschreven kan worden in het tekstvlak onder de titelbalk "Validatie". In dit tekstvlak kan ook worden aangegeven of je de credit goed- of afkeurt. Zorg ervoor dat, na het schrijven van de validatie je op "Opslaan" drukt om de validatie te bewaren en de status van de credit (goedgekeurd/afgekeurd) aan te passen). 

Let op: als je een credit goedkeurt of afkeurt wordt de gehele credit goed- of afgekeurd. Het is niet mogelijk maar een deel van een credit goed te keuren. Wel kan in de validatie beschreven worden op basis waarvan de goedkeur of afkeur is gegeven. Stel dat er bijvoorbeeld aan specifieke eis niet wordt voldaan, dan kan dit in de validatie worden verwerkt. Dit wordt dan naar de Expert teruggekoppeld. 

Als de factuur voor de certificeringskosten zijn betaald kan het enige tijd duren voordat de betaling in de administratie van de DGBC is verwerkt. Totdat er een interne bevestiging is gegeven dat een betaling is voldaan, kan het certificaat nog niet worden vrijgegeven. 

Op het moment dat de bevestiging wel is ontvangen, wordt het certificaat vrijgegeven. Hier krijgt de Assessor melding van, aan hen is de uiteindelijke overhandiging van het certificaat aan het project.